为加强中国空间科学学会（以下简称“学会”）档案文件的收集、管理和有效利用，促使学会档案管理工作规范化、制度化，确保归档文件的系统性、完整性和准确性，特制定本办法。

第一条  档案管理纳入学会的日常管理工作。学会办公室指定专人负责学会档案文件的收集整理、存档和保管工作。

第二条  学会档案文件内容包括但不限于以下方面：

（一）学会负责人签批文件；

（二）学会举行重大活动形成的文件，包括学会成立、换届、理事会、常务理事会形成的会议通知、会议文件、签到表、选票、章程、会议纪要、新闻稿、照片、视频等；

（三）学会举办学术活动形成的文件，包括策划方案、会议通知、会议日程、论文集、照片、视频、媒体报道等；

（四）学会开展其他各项活动形成的文件，包括科普活动、科技咨询与成果评价等；

（五）学会申请和开展项目/课题的各项文件，包括申报书、协议/合同、研究报告、结题验收文件等；

（六）学会推荐人才、评选中国空间科学学会科技奖人选、遴选青年人才托举工程项目被托举人、评选和表彰中国空间科学领域最美科技工作者等形成的文件；

（七）学会的日常性文件，包括各项规章制度、工作方案、报告、总结，与相关单位协商事务的往来信函等；

（八）《空间科学学报》出版相关文件；

（九）其他能体现学会历史、有保存价值的文件；

第三条 学会办公室工作人员形成文件后，应按要求及时移交档案保管员，档案保管员按照类别归档保存。其中，会议文件应在会议结束后两周内，由筹备会议人员向档案保管员移交；年度档案应于次年1月底前进行分类整理立卷，由学会负责人或指定专人审核后归档。

第四条  归档文件统一管理，编制档案目录，要求存放有序、管理规范。

第五条  归档文件一般仅供在档案柜查阅，因工作需要外借，须办理登记手续，并注明归还日期。

第六条  学会档案保管员应定期向学会负责人汇报档案的收集、保管工作情况。档案保管员调动、调换时，须完成签字交接工作，保证相关工作的正常运行。

第七条  本办法由中国空间科学学会负责解释。

第八条  本办法自发布之日起施行。